PDF Workflow

Workflow di revisione documentale ed approvativo

Commenti, annotazioni e marcature grafiche in attività di revisione del documento

Software Workflow di revisione documentale ed approvativo - PDF WORKFLOW

DESCRIZIONE

Panoramica generale. PDF Worflow offre un servizio di utilità eccezionale a chiunque necessiti di lavorare con flussi di lavoro di approvazione. Un workflow ben costruito migliora significativamente la performance del progetto, grazie alla standardizzazione dei processi di revisione e di approvazione.

Perchè il formato PDF? I file PDF consentono nel workflow di mantenere l’integrità del contenuto del documento “master”. I PDF hanno lo stesso aspetto grafico dei documenti originali dai quali sono stati creati (documenti, disegni, mappe, 3d, autocad), indipendentemente dal software di lettura, dal sistema operativo, dai caratteri/font installati, permettendo allo stesso tempo l’aggiunta di commenti e di note che consentono la compartecipazione alla redazione dei documenti e alla loro revisione.
I file PDF, nel workflow, hanno un dimensione più compatta dei corrispondenti documenti di origine; su richiesta su di essi può essere applicato un watermark personalizzato (con scritto “confidential”, “bozza”, “fac-simile”, o addirittura “nome/cognome dell’utente revisore”).

Partecipazione alla revisione. PDF Worflow all’avvio di un nuovo flusso di lavoro di approvazione (workflow) invia ai partecipanti e destinatari una notifica email e il link al documento.
Gli utenti interessati possono scaricare il documento in PDF e partecipare alla revisione, inserendo con Adobe Reader o con Adobe Acrobat le proprie note e commenti. E’ possibile inserire commenti nei file PDF utilizzando gli strumenti di annotazione e marcatura grafica.

Stati di avanzamento. I documenti PDF vengono man mano revisionati e caricati dai vari utenti coinvolti nel sistema PDF Worflow (con i commenti e le note incluse) , innescando gli stati di avanzamento del flusso e facendolo avanzare allo step successivo. I tempi di revisione, così, vengono ottimizzati. Il numero degli STEP nel sistema è configurabile in modo aperto.

Mobilità. Fai le revisioni e gestisci i workflow in movimento. In ufficio, per strada, in cantiere: puoi usare PDF Worflow su qualsiasi dispositivo, ovunque.
Maggior produttività: Con una piattaforma basata sul Cloud, chiunque lavori al progetto, indipendentemente da dove si trova, può collaborare, condividere informazioni o gestire un processo.
Qualsiasi dispositivo: Ricevi notifiche, gestisci workflow e fai avanzare i tuoi progetti con il nostro sistema PDF Worflow che offre una interfaccia responsive.

Fusione finale. PDF Worflow permette di visualizzare tutti i flussi di lavoro di approvazione aperti e chiusi; interrogando alcune funzioni "native" dei PDF riesce a "recuperare" i commenti e le note inserite dai vari revisori (in formato .xfdf, cioè in formato XML Forms Data Format).
I commenti e le note ai vari PDF alla fine del ciclo di revisione, vengono consolidati tutti in un unico documento (posizionati geometricamente nel punto in cui sono stati inseriti) e mostra anche lo stato di revisione dei singoli commenti (accettato, rifiutato, annullato, ecc.).