Ci sono momenti nella vita di un’azienda in cui la gestione dei documenti diventa una vera sfida. File che si accumulano, versioni diverse che circolano via mail, cartelle condivise che non si trovano mai al momento giusto. È partendo da queste esigenze concrete che DEV4U ha deciso di sviluppare iDoc 4U, una piattaforma web semplice e sicura per archiviare, consultare e condividere file di ogni tipo.
L’idea era chiara fin dall’inizio: dare a professionisti, aziende e studi la possibilità di avere un archivio online sempre accessibile, da qualsiasi luogo, senza complicazioni. Che si tratti di uno studio medico, di un ufficio tecnico o di un reparto aziendale, tutti hanno bisogno di gestire i propri documenti in modo ordinato e veloce.
Quando abbiamo iniziato a progettare iDoc4U, ci siamo messi nei panni di chi lavora ogni giorno con decine di documenti da caricare, scaricare e condividere. Abbiamo raccolto le richieste più ricorrenti:
- avere un’interfaccia semplice, senza bisogno di formazione;
- ricevere notifiche automatiche quando viene caricato un nuovo documento;
- archiviare qualsiasi tipo di file, dalle fatture ai referti medici, fino a immagini e video;
- contare su un sistema sicuro, con backup regolari.
Da questi requisiti è nato un percorso di sviluppo che ci ha portati a disegnare un’applicazione snella, intuitiva e allo stesso tempo robusta.
Come funziona iDoc4U
La forza di iDoc4U è la semplicità. Una volta effettuato l’accesso, si possono caricare i documenti con pochi click, organizzarli e condividerli con chi si desidera. Ogni volta che viene caricato un nuovo file, il sistema invia in automatico una notifica via email agli utenti collegati: in questo modo clienti, partner o colleghi sono sempre aggiornati.
La consultazione può avvenire dall’ufficio o da casa, così i documenti diventano davvero “portatili” e disponibili ovunque ci si trovi. Tutti i dati vengono salvati in modo sicuro e, grazie ai backup giornalieri, la tranquillità è garantita anche nei casi imprevisti.
Contesti d’uso
Uno degli aspetti più interessanti di iDoc 4U è la sua versatilità. Durante i test lo abbiamo sperimentato in contesti molto diversi tra loro:
- negli studi professionali, dove consulenti e clienti devono scambiarsi documenti in modo sicuro;
- nei reparti aziendali, che hanno bisogno di lavorare su progetti condivisi e accedere agli stessi file;
- nelle strutture mediche, dove medici e pazienti possono scambiarsi referti e certificati;
- nel mondo editoriale, utile per bozze, revisioni e materiali multimediali.
In tutti questi casi il risultato è stato lo stesso: meno tempo perso, meno confusione, più ordine e collaborazione.
La nostra sperimentazione
Abbiamo dato in sperimentazione l’applicativo ad alcuni nostri “clienti-amici”: Studio Del Fiume & Associati – Commercialista, Studio Davado – Consulente del Lavoro, Studio Petrillo – Consulente del Lavoro, AEM Solutions – Consulenza direzionale, formazione e servizi tecnologici nel settore Bancario e Finanziario. Stiamo aspettando le loro indicazioni per eventuali migliorie.
Per approfondire i dettagli tecnici e scoprire tutte le funzionalità di iDoc4U, abbiamo preparato delle brochure scaricabili:
Qui, puoi scaricare la Brochure generica di iDoc4U
1) Contesto d’uso » BUSINESS DOSSIER: in questo esempio simuliamo 2 uffici della stessa azienda che lavorano insieme su un progetto, l’ufficio comunicazione e l’ufficio marketing.
2) Contesto d’uso » COMMERCIALISTI / CONSULENTI DEL LAVORO DOSSIER: in questo esempio simuliamo come il commercialista (o il consulente del lavoro) condivide i documenti con due aziende clienti.
3) Contesto d’uso » FINANCIAL DOSSIER: in questo esempio simuliamo come due soggetti stanno lavorando al progetto di bilancio dell’impresa, il Consiglio di Amministrazione e il Collegio dei Sindaci.
4) Contesto d’uso » MEDIA-PUBLISHING DOSSIER: in questo esempio simuliamo come due uffici della redazione di un giornale condividono dei documenti, l’Ufficio Cronaca1 e l’Ufficio Cronaca2.
5) Contesto d’uso » MEDICAL DOSSIER: in questo esempio simuliamo all’interno di un centro medico e odontoiatrico lo scambio di file tra dottore e paziente.
Per avere maggiori informazioni su questo argomento vi invitiamo a contattarci.
Fisseremo un incontro per parlarne e approfondire il tema.
Contattaci via mail scrivendo a info@dev4u.it, non perdere altre opportunità!
Autore/i dell’articolo:
Maurizio Patitucci – BIO – Linkedin – Email
Business Analyst | Project Manager | Account Manager
