I documenti, le e-mail e quel file Excel: sono già parte del tuo sistema informativo
Hai presente quando cerchi quell’email inviata mesi fa, o apri un foglio Excel pieno di dati sparsi, o rovisti nella memoria alla ricerca di dove è finito quel foglio Word con la tabella del budget?
Bene, congratulazioni: stai usando (anzi, creando) il sistema informativo della tua azienda. E non serve che ci sia un software sofisticato. Ogni volta che ricevi una richiesta, la archivi, la linki, la rispondi, o la cerchi tra mille cartelle, stai già usando un sistema: fatto di persone, strumenti e procedure.
Spesso, però, le aziende credono che il sistema informativo sia quello tecnologico: l’ERP, il CRM, i database. Ma in realtà il software arriva dopo. Ciascuna azienda deve capire come funzionano davvero i propri processi chiave, i flussi informali, i passaggi non scritti, la memoria collettiva. Ed è qui che il sistema “nudo e crudo” (documenti, email, post-it) diventa base da valorizzare.
Software sì, ma solo dopo aver capito come funzioni davvero la tua azienda
In DEV4U partiamo sempre dall’ascolto. Prima di progettare un software, guardiamo come gira davvero il lavoro: chi manda cosa a chi, dove si conservano i file, come si cerca l’ultima versione, chi ricontatta chi e quando.
Da questa osservazione nasce il software giusto — uno che si integra senza stravolgere, che rende tutto più semplice senza distruggere quello che già funziona.
Un sistema informativo costruito su misura, che passa da essere un caos invisibile a una rete ordinata di connessioni — dove ogni documento, email, Excel, telefonata, appunto non sparisce in un calderone, ma vive, interagisce, diventa utile.
Spesso insegniamo: “Scopri prima come funziona davvero, poi costruisci.” Solo così il software sarà adottato, usato, rispettato.
Disegnare un nuovo processo informativo non significa quindi mettersi subito davanti a un software o a una lavagna piena di frecce e rettangoli. Vuol dire, prima di tutto, osservare con attenzione ciò che già accade dentro l’azienda: chi fa cosa, quando, con quali strumenti, in risposta a quale bisogno. Ogni processo nasce da un’esigenza concreta — “dobbiamo rispondere ai clienti in meno tempo”, “ci serve un modo per sapere a che punto è una pratica”, “non vogliamo più perdere tempo a riscrivere sempre le stesse cose”. E queste esigenze, prima di diventare diagrammi, sono racconti.
La prima cosa da fare, quindi, è ascoltare: intervistare chi lavora nei diversi reparti, farsi raccontare una giornata tipo, prendere appunti su ciò che viene fatto e soprattutto su ciò che viene aggirato. Già, perché spesso il vero processo aziendale non è quello disegnato nei manuali interni, ma quello che le persone hanno costruito nel tempo per “fare prima”, “sbrigarsi”, “non impazzire”. Questi sono segnali importanti: ci indicano dove serve un flusso più efficiente, o dove la tecnologia può davvero semplificare.
Una volta raccolte queste storie, si comincia a visualizzare: si usano post-it, powerpoint, lavagne magnetiche. Si creano flussi semplici, chiari, leggibili anche da chi non è tecnico. Ad esempio: “Il cliente invia una richiesta → Il commerciale la riceve via email → Compila un file Excel → Invia al magazzino → Il magazzino aggiorna lo stato su WhatsApp”. Questo non è un diagramma UML, ma è l’inizio di un sistema informativo reale.
Da qui si parte per migliorare: magari decidendo che le richieste entrano in un modulo online, che il file Excel viene sostituito da una dashboard, che lo stato viene aggiornato con notifiche automatiche. Ma tutto questo ha senso solo se parte dall’osservazione, non dall’imposizione. E soprattutto se si disegna insieme: con i tecnici, ma anche con chi userà davvero lo strumento ogni giorno.
Ridisegnare un processo vuol dire capire dove la tecnologia può davvero servire a fare meglio quello che già si fa, rendendolo più fluido, più veloce, più misurabile. A volte basta poco: una form ben fatta, una lista condivisa, un automatismo intelligente. Altre volte serve di più, ma sempre con un principio chiaro: prima il processo, poi il software. Mai il contrario.
Qualche lettura interessante per approfondire il tema
- Il sistema informativo aziendale — P. Franco Camussone, Rizzoli, 1998. Un testo che esplora i modelli concettuali dei sistemi informativi, mettendo in relazione teoria e prassi. Fondamentale per capire cosa dovrebbe fare un sistema, oltre a essere “solo un database”.
- Il sistema informativo dell’azienda nell’ambiente digitale — Roberto Candiotto, Giappichelli. Un’analisi contemporanea del contesto digitale e dell’evoluzione dei sistemi informativi, utile per chi vuole collocarsi nel presente.
- Business Information Systems — Paul Beynon‑Davies (Palgrave, 3a ed. 2019). Il testo spiega con rigore e chiarezza come i sistemi informativi supportano l’attività aziendale oggi, ricco di esempi reali.
- The Social Life of Information — John Seely Brown & Paul Duguid (Harvard Business Review Press, 2000). Una riflessione profonda sul ruolo della tecnologia nella società e nel business: perché l’informazione senza contesto resta sterile.
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Autore/i dell’articolo:
Maurizio Patitucci – BIO – Linkedin – Email
Business Analyst | Project Manager | Account Manager