Da anni, DEV4U progetta e realizza sistemi informativi digitali per progetti di Cooperazione Internazionale. Tra le nostre competenze distintive c’è la creazione su misura di Monitoring and Evaluation Systems (M&E Systems), piattaforme digitali che aiutano enti donatori, ONG, agenzie e governi a monitorare i risultati e valutare l’impatto dei progetti internazionali nei paesi in via di sviluppo finanziati dai grandi enti.
In questo articolo ti spieghiamo in parole semplici cosa sono gli M&E Systems, a cosa servono, chi li usa e perché oggi non è più possibile farne a meno, soprattutto nel contesto della digitalizzazione della cooperazione e della trasparenza dei fondi.
Cosa sono i Monitoring and Evaluation Systems (M&E Systems)?
I sistemi di Monitoraggio e Valutazione (M&E Systems) sono piattaforme digitali progettate per raccogliere, organizzare, analizzare e visualizzare dati relativi all’implementazione e ai risultati dei progetti. Questi sistemi consentono agli stakeholder di comprendere se un progetto sta raggiungendo i suoi obiettivi, identificare aree di miglioramento e prendere decisioni informate basate su evidenze concrete.
Nel mondo della cooperazione internazionale, si parla spesso di “progetti a impatto”, “obiettivi misurabili”, “indicatori di risultato”. Ma come si fa, concretamente, a monitorare cosa sta succedendo sul campo? Come si valuta se un progetto ha davvero migliorato le condizioni di vita delle persone? Come si tengono insieme centinaia di dati, report, testimonianze e verifiche sul campo, magari provenienti da Paesi diversi, con team diversi e in tempi diversi?
La risposta appunto si chiama Monitoring & Evaluation System, o più semplicemente M&E System. Si tratta quindi di piattaforme software web-based di project management, progettate per aiutare chi lavora nella cooperazione – ONG, agenzie delle Nazioni Unite, ministeri, fondazioni, donatori – a raccogliere, organizzare, analizzare e visualizzare i dati relativi all’attuazione e ai risultati dei progetti. In parole semplici: è un sistema digitale che ti dice cosa stai facendo, come lo stai facendo, cosa sta funzionando e cosa no.
Chi commissiona questi sistemi
I committenti di un M&E System possono essere:
- Organizzazioni internazionali multilaterali (es. FAO, UNDP, WFP, WHO, ecc. per coordinare e valutare programmi su larga scala);
- Agenzie governative per lo sviluppo (es. USAID, AICS, GIZ, ecc. per valutare l’impatto delle politiche e dei programmi pubblici);
- Grandi ONG o network di ONG impegnati in più Paesi, per monitorare l’efficacia dei loro interventi e rendicontare ai donatori);
- Donatori internazionali o Consorzi che gestiscono fondi multi-donatore, per assicurarsi che i fondi siano utilizzati in modo efficace e trasparente;
- Progetti specifici dell’Unione Europea (UE) o della Banca Mondiale (World Bank) o di altri enti che devono rendicontare su larga scala.
Spesso, DEV4U riceve incarichi da consorzi internazionali che necessitano di un sistema centralizzato per monitorare attività svolte in 4–5 Paesi contemporaneamente, da parte di team diversi e con obblighi di rendicontazione multilivello.
Chi lo usa (davvero) ogni giorno
Se pensi che questi software vengano usati solo dai donatori o dalle sedi centrali, ti sbagli. I veri utenti quotidiani degli M&E Systems sono:
- Coordinatori locali di progetto;
- Esperti/consulenti M&E (Monitoring and Evaluation);
- Amministratori e project manager;
- Operatori sul campo che inseriscono dati tramite tablet o smartphone;
- Policy maker che leggono i dati aggregati per prendere decisioni.
Per questo motivo, un buon M&E System deve essere intuitivo, multilingue, accessibile da ogni tipo di dispositivo e progettato per utenti con diversi livelli di alfabetizzazione digitale.
Perché serve (e perché sempre più enti lo chiedono)
I vantaggi principali di un M&E System digitale sono:
- Centralizzazione dei dati: tutti vedono e lavorano sugli stessi numeri;
- Riduzione degli errori e duplicazioni: niente più 15 versioni di un foglio Excel;
- Trasparenza verso i donatori: rendicontazione automatica e sempre aggiornata;
- Risparmio di tempo: si evita l’elaborazione manuale di report e grafici;
- Tracciabilità delle azioni: ogni modifica è registrata, con storico;
- Maggiore controllo sull’impatto: è possibile visualizzare in tempo reale se gli obiettivi stanno venendo raggiunti.
Per i donatori, inoltre, è uno strumento chiave per misurare l’efficacia degli aiuti, valutare il ROI sociale e decidere quali progetti rifinanziare.
Componenti chiave di un M&E System
Un M&E System efficace dovrebbe includere le seguenti funzionalità:
- Struttura organizzativa dedicata al M&E: Definizione chiara dei ruoli e delle responsabilità all’interno dell’organizzazione per garantire una gestione efficace del sistema.
- Piano M&E e quadro logico: Documenti che delineano gli obiettivi del progetto, gli indicatori di performance e le metodologie di raccolta dati.
- Indicatori SMART: Sviluppo di indicatori Specifici, Misurabili, Achievable (Raggiungibili), Realistici e Temporizzati per monitorare i progressi.
- Raccolta dati e gestione: Strumenti per la raccolta sistematica dei dati, inclusi moduli digitali e database centralizzati.
- Analisi e reporting: Capacità di analizzare i dati raccolti e generare report dettagliati per diversi stakeholder.
- Valutazione e apprendimento: Meccanismi per valutare l’efficacia del progetto e integrare le lezioni apprese nei cicli futuri.
- Disseminazione dei dati: Strategie per condividere i risultati con le parti interessate e il pubblico, promuovendo la trasparenza e l’accountability.
- Capacità e formazione: Programmi di formazione per il personale coinvolto nel M&E per garantire l’uso efficace del sistema.
- Budget dedicato al M&E: Allocazione di risorse finanziarie sufficienti per sostenere tutte le attività di monitoraggio e valutazione.
- Supervisione e auditing: Processi per garantire la qualità e l’integrità dei dati raccolti.
- Partnership e coordinamento: Collaborazione con altri enti e organizzazioni per armonizzare gli sforzi di M&E.
- Integrazione con altri sistemi: Capacità del sistema M&E di interfacciarsi con altri sistemi informativi esistenti.
Alcune letture consigliate
Se vuoi approfondire il tema, ecco alcune letture consigliate:
- “Utilization-Focused Evaluation” – Michael Quinn Patton (ed. 2022);
- “The Logframe Handbook” – World Bank (aggiornato 2023, disponibile online);
- “Making Monitoring and Evaluation Systems Work” – Marelize Goergens (World Bank, 2020).
I Monitoring and Evaluation Systems non sono più un “optional” per chi lavora nella cooperazione internazionale: sono una necessità, uno standard e un’opportunità. Permettono di raccontare meglio l’impatto, prendere decisioni migliori, migliorare l’efficienza e rafforzare la fiducia tra attori diversi.
DEV4U progetta questi sistemi non solo come software, ma come alleati strategici dei progetti che vogliono davvero fare la differenza. Abbiamo realizzato un sito in Inglese che pubblicizza i Monitoring and Evaluation Systems (M&E Systems), ti invitiamo a leggere il nostro sito.
Per avere maggiori informazioni su questo argomento vi invitiamo a contattarci.
Fisseremo un incontro per parlarne e approfondire il tema.
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Qui sotto una presentazione in Pdf del MES da noi sviluppato:
Autore/i dell’articolo:
Dario Berardi – BIO – Linkedin – Email
System Analyst | Senior Developer | Database Architect
Maurizio Patitucci – BIO – Linkedin – Email
Business Analyst | Project Manager | Account Manager