Un sistema informativo aziendale è costituito da dati, risorse umane, strumenti e procedure presenti in azienda, che interagiscono tra loro per generare scambi di informazioni utili a guidare qualsiasi decisione o processo operativo. Un sistema informatico, invece, supporta il sistema informativo rendendolo più efficace ed efficiente grazie all’uso della tecnologia e dell’automazione, facilitando la raccolta, l’archiviazione e la conservazione dei dati, la loro elaborazione e distribuzione.
All’interno di un’organizzazione aziendale si identificano generalmente diverse aree funzionali: “approvvigionamento/produzione/logistica”, “vendite/marketing”, “amministrazione/finanza” e “risorse umane”, ecc.
Per ciascuna di queste aree esistono specifici bisogni informativi, che si articolano su tre livelli: operativo, gestionale e strategico.
In sintesi, esistono sistemi diversi per rispondere a esigenze differenti:
- Transaction Processing Systems (TPS): gestiscono le informazioni operative e transazionali, utili per chi supervisiona le singole aree funzionali;
- Management Information Systems (MIS) e Decision Support Systems (DSS): gestiscono le informazioni gestionali, utili ai manager di livello intermedio;
- Executive Support Systems (ESS): forniscono informazioni strategiche, utili al top management.
DEV4U è specializzata nella progettazione e nello sviluppo di Management Information Systems (MIS) per aziende private, enti pubblici e Pubbliche Amministrazioni.
Il termine MIS (Management Information System) indica proprio un sistema informatico a supporto della gestione aziendale, che fornisce strumenti per controllare, organizzare e pianificare in modo efficiente le aree funzionali, oltre che per svolgere analisi e produrre report riepilogativi.
Le informazioni in ingresso per un MIS derivano principalmente dall’elaborazione dei dati sulle transazioni aziendali. Le informazioni in uscita si concretizzano in diverse tipologie di report: report periodici e pianificati, su richiesta, indicatori chiave di performance (KPI), segnalazioni di eccezioni e anomalie, ecc.
L’obiettivo del MIS è supportare i manager nei processi decisionali, di controllo e di valutazione dell’attività, fornendo loro tutte le informazioni necessarie.Perché i MIS sono fondamentali nel 2025
Nel cuore della trasformazione digitale, i Management Information Systems (MIS) sono diventati strumenti essenziali per enti pubblici, organizzazioni internazionali e aziende private che vogliono gestire in modo efficiente e consapevole le proprie attività. In DEV4U, azienda attiva nella Cooperazione Internazionale e nello sviluppo di soluzioni digitali su misura, progettiamo e realizziamo MIS evoluti, pensati per raccogliere dati, produrre report, supportare le decisioni strategiche e promuovere il lavoro collaborativo.
Ma cosa significa davvero progettare e utilizzare un MIS? Quali sono le funzioni, gli utenti, i benefici reali? In questo articolo lo spieghiamo in modo semplice e discorsivo, integrando la nostra esperienza sul campo con le migliori pratiche internazionali.
Abbiamo detto che un Management Information System è un sistema informatico che aiuta la gestione aziendale o istituzionale, fornendo strumenti per organizzare, controllare e pianificare le attività. Quindi non è solo una piattaforma tecnica, ma il “motore silenzioso” che trasforma i dati grezzi in informazioni utili, strutturate e facilmente leggibili. Supporta la raccolta e l’elaborazione di informazioni, semplifica la condivisione tra team e reparti, e consente di analizzare in tempo reale le performance, i costi, le attività in corso e quelle pianificate.
Ogni organizzazione può avere bisogni diversi, ma le finalità ricorrenti di un MIS includono:
- migliorare l’efficienza gestionale;
- supportare le decisioni con dati affidabili;
- documentare le attività per scopi interni o per i finanziatori;
- monitorare indicatori chiave di performance (KPI);
- semplificare i flussi informativi tra uffici, stakeholder o partner.
Chi lo usa, chi lo commissiona
I Management Information Systems sono richiesti da realtà diverse, ma accomunate dall’esigenza di controllo, rendicontazione e collaborazione.
Nel nostro lavoro quotidiano in DEV4U, ad esempio, collaboriamo con:
- PMI, che vogliono ottimizzare risorse umane, tempi e pianificazioni.
- Agenzie Governative, Aziende di Consulenza Internazionale e ONG (che usano i MIS per gestire i progetti nei settori salute, ambiente, sicurezza alimentare, educazione, ecc.);
- Amministrazioni Pubbliche e Ministeri, sia in Europa che in Paesi partner della cooperazione (che necessitano di sistemi trasparenti e interoperabili);
- Università, enti di ricerca e fondazioni (che utilizzano i MIS per gestire bandi, borse di studio, dati territoriali, impatti).
Non si tratta solo di fogli Excel messi in ordine, ma di vere e proprie piattaforme integrate che aiutano chi lavora sul campo e chi prende decisioni a livello centrale a vedere più chiaramente cosa sta succedendo, dove, quando e con quali risultati.
Nella cooperazione internazionale, ad esempio, sono utilizzati da ONG, agenzie governative, organismi sovranazionali come le Nazioni Unite e la Banca Mondiale, ma anche da piccoli enti locali coinvolti in progetti finanziati da fondi esterni. Immagina un progetto agricolo in Africa Occidentale: formazione dei contadini, distribuzione di sementi, raccolta dati su resa dei raccolti, impatto climatico, benefici economici. Tutto questo genera informazioni. Un MIS consente di centralizzare questi dati, renderli disponibili in tempo reale, generarne report per i donatori e soprattutto aiutare i coordinatori locali a capire se stanno andando nella direzione giusta. E se no, cambiare strategia in corsa.
Ma c’è di più. I sistemi moderni permettono l’accesso remoto, quindi anche chi si trova in aree isolate può contribuire in tempo reale. Hanno dashboard intuitive, mappe interattive, strumenti per allegare documenti, foto, file Excel. Possono gestire i ruoli degli utenti, mantenere la sicurezza dei dati, generare notifiche automatiche. E, quando sviluppati su misura come quelli di DEV4U, si adattano perfettamente alle realtà in cui operano.
Per questo chi progetta uno strumento del genere non può limitarsi alla parte tecnica: serve ascolto, comprensione del contesto, capacità di tradurre i bisogni in funzionalità. È il lavoro che DEV4U fa ogni giorno: accompagnare aziende, PA, ONG e organizzazioni internazionali nel dare forma concreta ai loro dati. Rendere visibile l’impatto, tracciare ciò che accade sul territorio, semplificare la rendicontazione verso chi finanzia e offrire strumenti per decidere meglio.
E questo non vale solo per i grandi. Anche piccole organizzazioni possono beneficiare di un MIS, magari più snello, ma in grado di strutturare il lavoro, risparmiare tempo, facilitare la cooperazione con partner e beneficiari. Spesso si pensa che questi strumenti siano troppo complessi o costosi. Ma con la giusta progettazione, anche realtà con risorse limitate possono accedere a tecnologie di grande valore strategico.
La committenza di solito parte da una necessità: tracciare meglio ciò che accade, ridurre i fogli Excel, automatizzare procedure, migliorare la qualità e la trasparenza dei dati per decisioni interne o rendicontazioni verso eventuali donatori.
Cosa contiene un MIS completo: funzioni principali
Un MIS efficace è costruito su moduli integrati ma personalizzabili. Quelli più richiesti includono spesso:
- gestione utenti (gruppi e ruoli per amministratori e utenti);
- dashboard iniziale con dati riepilogativi e to-do list;
- gestione dei progetti;
- importazione ed esportazione dei dati tramite file Excel;
- gestione della pre-fatturazione: fogli presenze e report delle attività svolte da dipendenti, consulenti ed esperti;
- gestione dei costi di trasferta (rimborsi, indennità giornaliera, ecc.);
- calendario delle attività (missioni, progetti, fasi di lavoro, ecc.);
- agenda condivisa per le attività del team;
- gestione della disponibilità di dipendenti ed esperti;
- gestione festività, piani ferie, permessi e turnazioni;
- gestione dei gruppi di lavoro (working party);
- messaggistica diretta tra utenti del sistema MIS;
- reportistica (web e pdf);
- gestione della formazione, con moduli per videoconferenze, LMS e collaborazione web;
- documenti condivisi;
- media gallery (foto, video, ecc.).
Alcune letture interessanti
Per chi vuole approfondire, consigliamo letture come:
- “Management Information Systems: Managing the Digital Firm” – Laudon & Laudon, 2023: un classico costantemente aggiornato.
- “Advanced Management Information Systems: Models, Concepts and Cases” di Bernd Schenk: un libro che offre una panoramica avanzata dei modelli e delle applicazioni dei MIS, con casi di studio pratici.
- “M: Information Systems” di Paige Baltzan: un testo che presenta i concetti fondamentali dei MIS in un formato coinvolgente e visivo.
In un mondo sempre più interconnesso e orientato ai dati, gestire in modo efficace le informazioni non è più una scelta ma una necessità. Invitiamo a riflettere su una cosa: non è più il tempo in cui bastava sapere se un progetto era stato realizzato. Oggi dobbiamo sapere come, con quali risultati, con quali cambiamenti prodotti. E servono strumenti per farlo bene.
Un MIS è un sistema digitale pensato per raccogliere, organizzare, archiviare, analizzare e restituire informazioni utili alla gestione. Ma un buon MIS non è solo una questione di tecnologia. È una questione di visione, di metodo e di cultura organizzativa. È un alleato per chi crede che il cambiamento si costruisce anche grazie a dati chiari, condivisi e utilizzabili. E in questo, DEV4U c’è.
Per avere maggiori informazioni su questo argomento vi invitiamo a contattarci.
Fisseremo un incontro per parlarne e approfondire il tema.
Contattaci via mail scrivendo a info@dev4u.it, non perdere altre opportunità!
Qui sotto una presentazione in Pdf del MIS da noi sviluppato:
Autore/i dell’articolo:
Maurizio Patitucci – BIO – Linkedin – Email
Business Analyst | Project Manager | Account Manager
Dario Berardi – BIO – Linkedin – Email
System Analyst | Senior Developer | Database Architect