TEMPO: la piattaforma web per governare il programma NDICI Africa

Quando la cooperazione internazionale incontra un’architettura digitale capace di trasformare processi complessi in flussi strutturati, tracciabili e conformi agli standard europei.

Nei programmi di cooperazione internazionale finanziati dall’Unione Europea, i numeri raccontano solo una parte della storia. Dietro ogni miliardo di euro investito ci sono processi decisionali, catene di responsabilità, documenti da archiviare, esperti da coordinare, attività da rendicontare.

Quando il budget supera i 12 miliardi di euro — come nel caso del Multiannual Indicative Programme for Sub-Saharan Africa (SSA MIP) 2021-2027 — la governance non è un dettaglio operativo. È una condizione essenziale per il funzionamento del programma.

È in questo contesto che NIRAS (Denmark) ha commissionato a DEV4U lo sviluppo di TEMPO, nell’ambito del contratto NDICI AFRICA/2025/487-252: una piattaforma web progettata per gestire in modo strutturato e tracciabile l’intero ciclo di vita delle richieste di assistenza tecnica legate al programma.

Il programma NDICI Africa: scala, complessità e bisogno di governance digitale

Il Neighbourhood, Development and International Cooperation Instrument – Global Europe (NDICI – Global Europe) è il principale strumento finanziario dell’UE per le politiche di cooperazione esterna. Il SSA MIP copre il periodo 2021-2027 e sostiene partenariati strategici con l’Africa subsahariana attraverso sei aree tematiche prioritarie:

• Sviluppo umano: salute, istruzione, protezione sociale.
• Governance, pace e sicurezza: democrazia, stato di diritto, stabilità istituzionale.
• Transizione verde: clima, resilienza ambientale, energia sostenibile.
• Digitale, scienza e innovazione: tecnologia al servizio dello sviluppo.
• Crescita sostenibile: integrazione economica, commercio, lavoro dignitoso.
• Migrazione e sfollamento forzato.

Programmi di questa portata richiedono strumenti informativi capaci di garantire trasparenza, separazione dei ruoli, tracciabilità delle decisioni e controllo delle attività. TEMPO nasce per rispondere esattamente a questo bisogno.

L’architettura di TEMPO: moduli integrati per un ciclo di vita completo

La piattaforma non è un gestionale generico. È un sistema progettato attorno ai processi reali del programma, con moduli che si collegano in modo coerente dall’inizio alla fine di ogni incarico.

1. Gestione delle Richieste (Call Management): dalla domanda all’incarico

Ogni intervento nasce da una richiesta di assistenza tecnica. TEMPO supporta due tipologie: la Standard Request e la Fast Track Request. Il sistema assegna automaticamente un codice identificativo a ciascuna richiesta, la collega all’organizzazione richiedente e ne monitora lo stato lungo tutto il percorso.

Il flusso non è libero: ogni richiesta passa attraverso una verifica di ammissibilità (Eligibility) strutturata, che include checklist, registrazione di eventuali riunioni preliminari (Scoping Meeting) e dichiarazione dei conflitti di interesse. Solo dopo la valutazione del Responsabile Contrattuale (EC Contract Manager) la richiesta avanza alla fase successiva.

2. Termini di Riferimento (ToR): formalizzare l’incarico in modo strutturato

Se la richiesta viene approvata, TEMPO guida la redazione dei Termini di Riferimento (Terms of Reference – ToR). La piattaforma consente di:

• associare gli esperti (Assignment Experts);
• definire i prodotti attesi (Deliverables);
• inserire le spese accessorie previste (Incidental Expenditure);
• generare automaticamente un modello precompilato (Download ToR Template) che integra tutti i dati della richiesta.

Una volta approvato formalmente, l’incarico entra nello stato “Assignment Ongoing”. Il sistema verifica la coerenza delle date, conserva la documentazione di approvazione e garantisce che ogni passaggio sia tracciato.

3. Gestione degli Esperti (Experts Management): competenze certificate e tracciabili

Un programma come l’SSA MIP si realizza attraverso competenze specialistiche. Per questo TEMPO integra un modulo dedicato alla gestione completa dei profili degli esperti: dati personali, competenze, lingue, curriculum e versioni aggiornate dei documenti. È possibile caricare anche la firma scansionata, utilizzata per la validazione elettronica dei timesheet.

Ogni assegnazione è collegata a un profilo validato. Non esistono incarichi informali: la tracciabilità è garantita a ogni livello.

4. Timesheet: trasformare il lavoro quotidiano in evidenza rendicontabile

Il modulo Timesheet è uno degli elementi più critici per la compliance in un programma finanziato dall’UE. Ogni esperto registra mensilmente le attività svolte (My Timesheets), collegando ogni giornata lavorata a:

• un’attività specifica (Task) e una sotto-attività (Sub-task);
• un output contrattuale di riferimento;
• il luogo di svolgimento (Place of Performance);
• eventuali per diem maturati.

Il flusso di validazione è multilivello: prima il Supervisore, poi la verifica amministrativa interna, infine — se necessario — una validazione esterna consolidata. Ogni approvazione lascia traccia. I dati sono esportabili in Excel e PDF per audit e reporting.

In un programma da miliardi di euro, questa tracciabilità non è un optional. È un requisito.

Utilities e struttura dati: la governance inizia dalla standardizzazione

Dietro i moduli operativi esiste uno strato configurabile (Utilities) che definisce i parametri fondamentali del sistema: paesi, regioni geografiche, organizzazioni, settori, tipologie di servizio. Questa struttura garantisce coerenza e integrità dei dati su tutta la piattaforma.

TEMPO è stato progettato nel rispetto dei principi cardine della governance europea: separazione dei ruoli, controllo delle versioni, tracciabilità delle decisioni, archiviazione strutturata della documentazione.

La tecnologia come strumento di trasparenza: il contributo di DEV4U

TEMPO non è soltanto un software commissionato a DEV4U. È la risposta concreta a un’esigenza reale: governare processi complessi in un programma strategico come il NDICI Africa, nel rispetto dei vincoli europei di compliance e rendicontazione.

Dalla registrazione della prima richiesta alla validazione finale delle giornate lavorate, ogni passaggio è strutturato, verificabile e ricostruibile. Perché in contesti di cooperazione internazionale — dove le risorse pubbliche devono essere gestite con rigore e responsabilità — la tecnologia non serve a semplificare superficialmente.

Serve a rendere trasparente ciò che è complesso.

È questa la missione che NIRAS ha affidato a DEV4U con lo sviluppo di TEMPO. E è esattamente il tipo di sfida in cui la nostra esperienza — nata e cresciuta nei sistemi informativi per la cooperazione internazionale — produce il suo impatto maggiore.

Letture di approfondimento

• NDICI – Global Europe: regolamento ufficiale UE – ec.europa.eu;
• SSA MIP 2021-2027: Multiannual Indicative Programme for Sub-Saharan Africa – Commissione Europea;
• Project Management nella cooperazione internazionale – PM4Dev (gratuito, open access), e  eBook come “The Project Management Cycle”;
• Dal blog DEV4U un articolo correlato su come gestire la complessità tramite un sistema informativo ben progettato: Governare la complessità: il sistema informativo realizzato per ARS PROGETTI.

Stai lavorando su un programma europeo o un progetto di cooperazione internazionale e hai bisogno di un sistema informativo su misura? Contattaci su info@dev4u.it oppure scrivi direttamente al nostro responsabile dei progetti internazionali. Fisseremo un incontro per capire le tue esigenze e costruire insieme la soluzione giusta.

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Autore/i dell’articolo:

Sara Tomasso – BIO – Linkedin – Email
Communication Consultant | Digital Branding Strategist

Maurizio Patitucci – BIO – Linkedin – Email
Business Analyst | Project Manager | Account Manager

Dario Berardi – BIO – Linkedin – Email
System Analyst | Senior Developer | Database Architect