Perché fare più cose insieme non ci rende più efficienti, al contrario, ci rende solo più stanchi
C’è una convinzione dura a morire nel mondo dell’imprenditoria e delle PMI: che il multitasking sia una virtù e che riuscire a fare più cose contemporaneamente sia un segno di efficienza, flessibilità, persino di intelligenza operativa. In molte aziende, rispondere alle mail mentre si è in call, è quasi un vanto.
Il problema è che questa convinzione è, nella maggior parte dei casi, un mito tossico.
Non perché le persone non siano capaci, ma perché il cervello umano non è progettato per gestire più compiti cognitivi complessi in parallelo.
La ricerca neuroscientifica lo mostra chiaramente da anni. Studi condotti, tra gli altri, da Clifford Nass e Eyal Ophir alla Stanford University hanno dimostrato che chi pratica frequentemente multitasking non solo non è più efficiente, ma tende ad avere peggiori capacità di concentrazione, filtraggio delle informazioni e memoria di lavoro rispetto a chi lavora in modo più focalizzato.
Il cervello, semplicemente, paga ogni cambio di contesto.
Non stiamo parlando di opinioni, ma di limiti cognitivi strutturali.
Non stiamo facendo più cose, stiamo solo passando continuamente da una all’altra.
Quando parliamo di multitasking, nella maggior parte dei casi non stiamo descrivendo una reale capacità di fare più cose insieme. Stiamo parlando di switch-tasking, cioè il passaggio rapido e continuo da un’attività all’altra.
È una distinzione importante, perché il cervello umano non esegue compiti cognitivi complessi in parallelo. Quello che fa, in realtà, è interrompere un’attività, riorientare l’attenzione e ripartire da un altro contesto. Ogni volta.
Questo fenomeno è studiato da decenni in psicologia cognitiva ed è noto come task switching: il cambio di compito, con il relativo costo cognitivo (switch cost). Studi classici di David Meyer e Jeffrey Evans hanno dimostrato che ogni passaggio aumenta tempi di risposta ed errori, anche quando il soggetto è convinto di essere più efficiente.
In altre parole, quando le persone dicono di fare multitasking, in realtà stanno praticando switch-tasking. E, indipendentemente da quanto velocemente lo si faccia, passare continuamente da un’attività all’altra non è né efficiente né efficace. Nel lavoro quotidiano questo si traduce in una stanchezza mentale sproporzionata rispetto ai risultati ottenuti.
Il multitasking come sintomo di un’organizzazione confusa.
Il multitasking non nasce dal nulla. Nasce quasi sempre da problemi organizzativi concreti. Quando il lavoro è strutturato male, le persone cercano di compensare aumentando lo sforzo individuale.
È qui che il multitasking viene scambiato per una soluzione. In realtà è solo una reazione.
Lo vediamo spesso lavorando sia con aziende italiane, sia con organizzazioni internazionali, dove le informazioni sono frammentate, le persone sono costrette a saltare continuamente tra fonti, file, strumenti e canali di comunicazione.
Quando invece i processi sono progettati per separare i contesti, rendere le informazioni accessibili nel momento giusto e chiarire chi fa cosa, il multitasking perde improvvisamente il suo fascino. Non perché qualcuno lo vieti, ma perché non serve più.
Un esempio semplice ma efficace, preso dalla psicologia del lavoro, è l’introduzione di blocchi di lavoro dedicati: tempi esplicitamente riservati a un solo tipo di attività (analisi, decisione, produzione) protetti da interruzioni. Anche solo questa pratica, se condivisa a livello di team, riduce drasticamente lo “switchare” da un compito all’altro e migliora la qualità del lavoro.
Non si tratta di lavorare meno, ma di ridurre il rumore cognitivo.
Quando il focus diventa una scelta organizzativa.
Le organizzazioni più efficaci non sono quelle che fanno tutto insieme, ma quelle che difendono il focus. Sanno quando è il momento di analizzare, quando decidere e quando produrre. Separano le fasi invece di sovrapporle.
Nel digitale, come nell’organizzazione del lavoro, il vero salto di qualità non è fare più cose. È fare le cose giuste nel momento giusto, con meno interruzioni e più chiarezza.
Se osservi una tua giornata tipo, quante volte riesci a lavorare davvero su una cosa sola dall’inizio alla fine? E quante volte, invece, passi il tempo a reagire a stimoli, notifiche, richieste e urgenze che si accavallano?
Spesso non è una questione di forza di volontà o di capacità personali, ma di come il lavoro è progettato. E da questo punto di vista, anche strumenti semplici — se pensati bene — possono fare la differenza.
Perché, alla fine, è vero: nessun software risolve problemi organizzativi da solo, ma un buon gestionale, nel posto giusto, al momento giusto può togliere parecchio multitasking inutile dalle nostre giornate 😉
Alcune letture consigliate
- Pensieri lenti e veloci, Daniel Kahneman, Mondadori;
- ARTICOLO: Media multitaskers pay mental price, Stanford study shows, Adam Gorlick, Stanford Report;
- ARTICOLO: Cognitive Control in Media Multitaskers, E. Ophir, C. Nass, A. Wagner, PNAS;
- ARTICOLO: Switch Tasking vs. Multitasking, Zharia Jones, Medium.
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Autore/i dell’articolo:
Sara Tomasso – BIO – Linkedin – Email
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